Zásady zpracování osobních údajů

I. Základní ustanovení

1. Správcem osobních údajů podle čl. 4 bod 7 nařízení Evropského parlamentu a Rady Evropské unie 2016/679, obecného nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „GDPR“, je:

Realitní kancelář KOTULA s.r.o.
IČO: 24251925
se sídlem: Na Perštýně 342/1, 110 00 Praha 1 - Nové Město
dále jen „správce“.

1. Kontaktní údaje správce jsou:

adresa: Na Perštýně 342/1, 110 00 Praha 1 - Nové Město
e-mail: info@kotula.cz
telefon: +420601535055
webové stránky / e-shop: merch.kotula.cz

1. Osobními údaji se rozumí veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě, zejména jméno, příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo, doručovací adresa, fakturační údaje, údaje o objednávce a další údaje, které zákazník poskytne správci v souvislosti s objednávkou zboží nebo komunikací se správcem.
2. Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů.

II. Zdroje a kategorie zpracovávaných osobních údajů

1. Správce zpracovává osobní údaje, které mu zákazník poskytne zejména při:

• vytvoření objednávky v e-shopu,
• vytvoření zákaznického účtu, pokud e-shop tuto možnost nabízí,
• registraci k odběru newsletteru,
• komunikaci prostřednictvím e-mailu, telefonu, kontaktního formuláře nebo sociálních sítí,
• uplatnění reklamace, odstoupení od smlouvy nebo jiného požadavku zákazníka.

1. Správce zpracovává zejména tyto kategorie osobních údajů:

• identifikační údaje, zejména jméno a příjmení,
• kontaktní údaje, zejména e-mail, telefon, doručovací a fakturační adresa,
• údaje o objednávce, zejména objednané zboží, cena, způsob platby, způsob dopravy, stav objednávky a související komunikace,
• platební údaje v rozsahu nezbytném pro spárování a vyřízení platby,
• údaje potřebné pro vyřízení reklamace, odstoupení od smlouvy nebo jiného zákaznického požadavku,
• údaje o zákaznickém účtu, pokud je zákaznický účet zřízen,
• technické údaje související s návštěvou e-shopu, například IP adresa, cookies a obdobné identifikátory, pokud je správce používá.

1. Správce může získávat osobní údaje také od třetích stran, které se podílejí na vyřízení objednávky, zejména od poskytovatelů platebních služeb, dopravců, poskytovatelů e-shopového řešení, účetních systémů nebo zákaznické podpory.

III. Zákonný důvod a účel zpracování osobních údajů

1. Zákonným důvodem zpracování osobních údajů je:

• plnění smlouvy mezi zákazníkem a správcem podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR,
• splnění právní povinnosti správce podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, zejména v oblasti účetnictví, daní, evidence objednávek, reklamací a ochrany spotřebitele,
• oprávněný zájem správce podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, zejména ochrana právních nároků správce, zajištění bezpečnosti e-shopu, zákaznická komunikace a přímý marketing vůči stávajícím zákazníkům,
• souhlas zákazníka podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, zejména v případě dobrovolného přihlášení k newsletteru nebo u vybraných cookies, pokud je souhlas vyžadován.

1. Účelem zpracování osobních údajů je zejména:

• vyřízení objednávky a dodání objednaného zboží,
• komunikace se zákazníkem ohledně objednávky,
• zpracování platby,
• vystavení daňového dokladu,
• vedení účetní a daňové evidence,
• vyřízení reklamace, odstoupení od smlouvy nebo jiného požadavku zákazníka,
• vedení zákaznického účtu, pokud jej e-shop umožňuje,
• zasílání obchodních sdělení, newsletterů a informací o novinkách, slevách nebo produktech e-shopu,
• ochrana právních nároků správce,
• zajištění bezpečnosti a správného fungování e-shopu,
• měření návštěvnosti, zlepšování e-shopu a marketing, pokud jsou k tomu splněny zákonné podmínky.

1. Pokud správce zasílá obchodní sdělení stávajícím zákazníkům, činí tak na základě oprávněného zájmu a v souladu s pravidly pro obchodní sdělení. Zákazník má vždy možnost zasílání obchodních sdělení jednoduše a zdarma odmítnout. ÚOOÚ uvádí, že opt-out režim vůči zákazníkům se vztahuje na situace, kdy mezi obchodníkem a zákazníkem již existuje zákaznický vztah; u potenciálních zákazníků je obvykle třeba souhlas.
2. Ze strany správce nedochází k automatizovanému individuálnímu rozhodování ve smyslu čl. 22 GDPR.

IV. Doba uchovávání osobních údajů

1. Správce uchovává osobní údaje pouze po dobu nezbytnou k naplnění účelu, pro který byly shromážděny, zejména:

• po dobu nezbytnou k vyřízení objednávky a splnění smlouvy,
• po dobu trvání zákaznického účtu, pokud jej zákazník používá,
• po dobu nezbytnou pro vyřízení reklamace, odstoupení od smlouvy nebo jiných práv zákazníka,
• po dobu stanovenou účetními, daňovými a dalšími právními předpisy,
• po dobu nezbytnou k ochraně právních nároků správce,
• v případě zpracování na základě souhlasu do odvolání souhlasu, případně po dobu uvedenou při udělení souhlasu.

1. Osobní údaje zpracovávané pro účely zasílání newsletteru jsou uchovávány do odhlášení z odběru nebo do odvolání souhlasu, pokud je newsletter zasílán na základě souhlasu.
2. Po uplynutí příslušné doby uchovávání správce osobní údaje vymaže nebo anonymizuje.

V. Příjemci osobních údajů

1. Osobní údaje mohou být předány těmto kategoriím příjemců:

• poskytovateli e-shopového řešení: Shoptet,
• poskytovateli hostingu a technické správy e-shopu: VSHosting,
• dopravcům: Zásilkovna, GLS,
• poskytovateli platební brány: ShoptetPay,
• poskytovateli účetních, fakturačních a daňových služeb: Shoptet,
• poskytovateli analytických a marketingových služeb: Google Analytics, Google Ads,
• osobám zajišťujícím zákaznickou podporu, správu objednávek, skladování, balení a expedici zboží,
• orgánům veřejné moci, pokud to vyžaduje právní předpis.

1. Správce může ke zpracování osobních údajů využívat zpracovatele, tedy jiné osoby, které pro správce osobní údaje zpracovávají. Ministerstvo vnitra k roli správce a zpracovatele uvádí, že správce může ke zpracování osobních údajů přibrat jiný subjekt, který pro něj osobní údaje zpracovává.
2. Správce nepředává osobní údaje do třetích zemí mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor, ledaže je to nezbytné v souvislosti s využitím některých technologických, cloudových, analytických nebo marketingových služeb. V takovém případě správce zajistí, aby předání probíhalo v souladu s GDPR.

VI. Cookies a obdobné technologie

1. E-shop může používat cookies a obdobné technologie za účelem:

• zajištění základního fungování e-shopu,
• uložení obsahu košíku,
• zajištění přihlášení do zákaznického účtu,
• měření návštěvnosti,
• analýzy chování návštěvníků na e-shopu,
• personalizace obsahu,
• marketingu a remarketingu.

1. Nezbytné cookies jsou používány pro správné fungování e-shopu a není možné je vypnout prostřednictvím nastavení e-shopu.
2. Analytické a marketingové cookies jsou používány pouze tehdy, pokud k tomu existuje odpovídající právní důvod, zejména souhlas návštěvníka, pokud je podle právních předpisů vyžadován.
3. Návštěvník může nastavení cookies kdykoliv změnit prostřednictvím cookie lišty nebo nastavení svého internetového prohlížeče.

VII. Práva subjektů údajů

1. Za podmínek stanovených v GDPR má zákazník zejména:

• právo na přístup ke svým osobním údajům,
• právo na opravu nepřesných nebo neúplných osobních údajů,
• právo na výmaz osobních údajů,
• právo na omezení zpracování,
• právo vznést námitku proti zpracování,
• právo na přenositelnost údajů,
• právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů, pokud je zpracování založeno na souhlasu,
• právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

1. Úřad pro ochranu osobních údajů uvádí, že správce má na vyřízení žádosti subjektu údajů zpravidla jeden měsíc od jejího obdržení; tuto lhůtu lze v odůvodněných případech prodloužit o další dva měsíce.
2. Zákazník může svá práva uplatnit na adrese správce nebo prostřednictvím e-mailu uvedeného v čl. I těchto zásad.
3. Pokud se zákazník domnívá, že bylo porušeno jeho právo na ochranu osobních údajů, má právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů. Ministerstvo vnitra uvádí, že mezi informace poskytované subjektu údajů patří mimo jiné informace o účelu zpracování, totožnosti správce, oprávněných zájmech správce a příjemcích osobních údajů.

VIII. Podmínky zabezpečení osobních údajů

1. Správce prohlašuje, že přijal vhodná technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů.
2. Správce chrání osobní údaje zejména prostřednictvím zabezpečení přístupu do e-shopové administrace, účetních systémů, e-mailových schránek, úložišť a dalších systémů, ve kterých jsou osobní údaje zpracovávány.
3. K osobním údajům mají přístup pouze osoby pověřené správcem nebo osoby, které osobní údaje zpracovávají na základě smlouvy se správcem.
4. Správce dbá na to, aby osoby, které s osobními údaji pracují, byly vázány mlčenlivostí nebo jinou odpovídající povinností ochrany osobních údajů.

IX. Závěrečná ustanovení

1. Odesláním objednávky zákazník potvrzuje, že byl seznámen s těmito zásadami zpracování osobních údajů.
2. Pokud je zpracování osobních údajů založeno na souhlasu, zákazník uděluje souhlas samostatným aktivním úkonem, například zaškrtnutím příslušného políčka. Souhlas lze kdykoliv odvolat.
3. Správce je oprávněn tyto zásady změnit. Aktuální verze zásad bude vždy zveřejněna na webových stránkách e-shopu.
4. Tyto zásady nabývají účinnosti dne 21.5.2026.